Formato de cotización: estructura parte por parte, con ejemplo
Cómo se ve un formato de cotización completo: encabezado, cuerpo y condiciones, con un ejemplo real llenado y qué escribir en cada parte.
Un formato de cotización es la estructura fija que siguen todas tus cotizaciones: siempre las mismas secciones, en el mismo orden, para que el cliente encuentre lo que busca sin leer todo el documento. Tiene tres bloques: encabezado (quién cotiza, a quién y cuándo), cuerpo (qué se cotiza y cuánto cuesta) y condiciones (cómo se paga, hasta cuándo vale y qué no incluye).
Abajo está cada bloque explicado y un ejemplo completo llenado. Si lo que necesitas es mandar una cotización hoy, puedes llenar este mismo formato en el generador de cotizaciones gratis y descargar el PDF sin registrarte.
Las 3 partes de un formato de cotización
1. Encabezado: quién, a quién y cuándo
Es lo primero que ve el cliente y lo que le permite identificar el documento semanas después.
- Datos de tu negocio: nombre o razón social, logo, teléfono, correo y, si facturas, tu RFC.
- Datos del cliente: nombre de la persona y de la empresa, si aplica.
- Número o folio de cotización: por ejemplo COT-0042. Te permite referenciar el documento en cada conversación. Hay un sistema simple en cómo numerar tus cotizaciones.
- Fecha de emisión.
2. Cuerpo: qué se cotiza y cuánto cuesta
Es la parte que el cliente revisa con más cuidado, así que tiene que ser fácil de leer.
- Tabla de conceptos con cuatro columnas: descripción, cantidad, precio unitario e importe.
- Descripciones específicas. "Diseño web — $15,000" genera dudas; "Sitio web de 5 páginas, versión móvil incluida" las resuelve.
- Subtotal, IVA y total, por separado. Si cobras IVA, el 16% se suma al subtotal; dilo de forma explícita para que el cliente no se lleve una sorpresa al facturar.
3. Condiciones: cómo, cuándo y qué no
Es la sección que más se omite y la que más problemas evita.
- Vigencia: cuántos días vale el precio. En México lo común es de 15 a 30 días. Más detalle en vigencia de una cotización.
- Condiciones de pago: anticipo, forma de pago y plazos. Ver condiciones de pago en una cotización.
- Tiempo de entrega o fecha del servicio.
- Lo que no incluye: el alcance delimitado. Evita que te pidan trabajo extra "porque ya estaba cotizado".
Ejemplo de cotización llenado
Así se ve el formato completo para un servicio de instalación eléctrica:
Encabezado
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Negocio | Instalaciones Ramírez · 55 1234 5678 · contacto@ejemplo.mx |
| Cliente | Laura Méndez, Café Las Flores |
| Folio | COT-0042 |
| Fecha | 14 de octubre de 2026 |
Cuerpo
| Concepto | Cant. | Precio unitario | Importe |
|---|---|---|---|
| Instalación de contacto doble con cableado | 6 | $450.00 | $2,700.00 |
| Instalación de lámpara LED de techo | 4 | $380.00 | $1,520.00 |
| Cambio de centro de carga de 6 circuitos | 1 | $2,900.00 | $2,900.00 |
| Visita de diagnóstico | 1 | $400.00 | $400.00 |
| Subtotal | $7,520.00 | ||
| IVA 16% | $1,203.20 | ||
| Total | $8,723.20 |
Condiciones
- Vigencia: 15 días a partir de la fecha de emisión.
- Pago: 50% de anticipo para apartar la fecha y 50% al terminar, por transferencia.
- Entrega: 2 días hábiles a partir del anticipo.
- No incluye: materiales de acabado (placas decorativas), resanes de muro ni pintura.
Fíjate en tres detalles: cada concepto dice exactamente qué se hace, el IVA aparece separado del subtotal, y la sección "no incluye" deja claro dónde termina el trabajo. Si quieres más ejemplos aplicados a tu giro, revisa las plantillas de cotización por oficio.
Errores comunes en el formato
- Poner solo el total. Sin desglose, el cliente no sabe qué está pagando y es más probable que pida descuento.
- Omitir la vigencia. El cliente puede regresar meses después exigiendo el mismo precio.
- Mandar un archivo editable. Un .docx o .xlsx se puede modificar; el PDF no. Lo explicamos en por qué el PDF de tu cotización importa.
- Cambiar el orden en cada cotización. Un formato fijo es lo que hace que tus documentos se vean profesionales y que tú no olvides ninguna sección.
Formato en Word, Excel o app: cuál conviene
| Opción | Ventaja | Límite |
|---|---|---|
| Word o Excel | Gratis y conocido | Hay que reescribir conceptos y revisar fórmulas cada vez |
| Generador en línea | PDF en un minuto, sin instalar nada | No guarda tu catálogo entre visitas |
| App con catálogo (Nove) | Conceptos y clientes guardados; PDF y WhatsApp en segundos | Requiere iPhone o iPad |
Si cotizas una vez al mes, una plantilla alcanza; en plantilla de cotización gratis tienes una lista para llenar. Si cotizas varias veces por semana, una app como Nove aplica el formato por ti: guardas tu catálogo una vez y cada cotización nueva sale con la misma estructura.
Para el proceso completo, desde definir precios hasta enviarla, sigue la guía de cómo hacer una cotización profesional.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un formato de cotización? Es la estructura fija que siguen todas tus cotizaciones: encabezado con los datos de ambas partes, cuerpo con los conceptos y el total, y condiciones de pago, vigencia y alcance.
¿Qué partes debe tener una cotización? Datos de tu negocio y del cliente, folio, fecha, tabla de conceptos con cantidad y precio unitario, subtotal, IVA, total, vigencia, condiciones de pago y lo que no incluye.
¿El formato de cotización tiene validez fiscal? No. Una cotización es una propuesta comercial, no un comprobante fiscal. Si el cliente acepta y necesitas facturar, eso se hace después con un CFDI.
¿Puedo hacer un formato de cotización gratis? Sí. Puedes llenar este formato en el generador de cotizaciones y descargar el PDF sin registro, o descargar la app Nove, que es gratis para empezar.
