Cómo numerar y organizar tus cotizaciones
Un formato de folio simple (COT-2026-001), cómo organizar tus archivos y por qué te va a ahorrar problemas cuando llegue la factura.
La forma más simple de numerar cotizaciones es un folio con prefijo, año y número consecutivo: COT-2026-001, COT-2026-002, etc. Sin folio, encontrar una cotización meses después significa buscar entre archivos con nombres como "cotizacion final v2 (1).pdf", y cuando el cliente pregunta "¿esto es lo mismo que cotizaste en marzo?", no tienes forma rápida de confirmarlo.
Un caso común
Llevas 8 meses cotizando sin folio, con más de 40 PDF en tu carpeta de descargas. Un cliente te escribe preguntando por el precio que le diste "hace unos meses" para un proyecto similar al que quiere ahora. Sin folio ni fecha en el nombre del archivo, terminas abriendo PDF a ciegas hasta encontrar el correcto. Con folio y fecha, la búsqueda toma segundos.
Formatos de folio que funcionan
| Formato | Ejemplo | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Año + consecutivo | COT-2026-001 | La mayoría de los casos |
| Con iniciales del cliente | COT-2026-001-JP | Muchos clientes distintos |
| Por línea de servicio | COT-WEB-2026-001 | Varias líneas de servicio |
| Con versión | COT-2026-001-v2 | Cuando reenvías la misma cotización con cambios |
Elige uno y úsalo siempre. Lo importante no es el formato, es la consistencia.
Qué hacer cuando cambias una cotización
Si el cliente pide ajustes, no sobrescribas el archivo anterior. Usa el mismo folio con una versión (-v2) o un folio nuevo, y menciona en el mensaje cuál reemplaza a cuál. Así siempre sabes qué precio tenía el cliente en cada momento, y nadie confunde una versión vieja con la vigente.
Cómo organizar los archivos
- Nombra el archivo con folio, cliente y fecha:
COT-2026-014_CafeLasFlores_2026-10-14.pdf. - Una carpeta por año, y dentro, opcionalmente, una por estado (enviadas, aceptadas, vencidas).
- Una lista o tabla con folio, cliente, monto, fecha y estado. Es tu control de un vistazo.
Por qué importa más de lo que parece
- Mides tu tasa de cierre. Cuántas cotizaciones enviaste contra cuántas se volvieron proyecto. La mayoría de los freelancers nunca la mide porque no tiene cómo contarlas.
- Facturas con referencia. Puedes mencionar el folio de la cotización original en la factura, útil si hay alguna discrepancia sobre lo acordado.
- Das seguimiento a tiempo. Con fecha y estado a la vista, sabes qué cotizaciones están por vencer. Lo explicamos en cómo dar seguimiento a una cotización.
Errores comunes
- Reiniciar la numeración a mitad de año "porque se ve mejor empezar de nuevo". Rompe la secuencia y hace imposible saber en qué momento se generó cada una.
- Reutilizar un folio para otra cotización. Cada folio debe identificar un solo documento.
- Empezar en 001 con un cliente nuevo. Algunos prefieren empezar en un número más alto para no evidenciar que es su primera cotización; si lo haces, mantén la secuencia a partir de ahí.
El folio es una de las partes del formato de cotización. Para el resto del sistema (clientes, seguimiento, historial), revisa cómo organizar tu negocio con cotizaciones.
Nove asigna folio automáticamente a cada cotización y guarda tu historial completo, sin que tengas que llevar el control a mano.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el folio de una cotización?
Es un número único que identifica cada cotización, por ejemplo COT-2026-001. Sirve para encontrarla, referenciarla y llevar control.
¿El folio de la cotización tiene que ser igual al de la factura? No. Son documentos distintos con numeraciones distintas. Lo útil es mencionar el folio de la cotización en la factura como referencia.
¿Debo reiniciar la numeración cada año?
Si incluyes el año en el folio (COT-2026-001), sí puedes empezar de nuevo en enero, porque el año evita duplicados.
